Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y el duplicado para el comprador). Este documento no origina registros contables.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin valores
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Nota de débito
Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
• Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
• Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
Pagaré
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona
( Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré
a. Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o determina dable.
b. El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el pagare
c. El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.
Endosar un pagaré, es cuando una persona beneficiaria transmite a otra la propiedad del pagaré y en consecuencia el derecho de percibir el importe puede ser en blanco o completo.
a. En Blanco: El beneficiario se limita a firmar al dorso del documento.
b. Completo: Además de la firma debe indicarse la fecha y los datos personales del nuevo beneficiario.
Para ser considerado comercial debe tener la cláusula: "a su orden", que le confiere la calidad transmisible y endosable.
Nota de Crédito Bancaria o Boleta de Deposito
Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero, cheques u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.
Clasificación de los depósitos bancarios según el carácter de los fondos depositados:
• Depósitos en Cuenta Corriente: Estos depósitos no otorgan el derecho a recibir intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los retiros se efectúan por medio de cheques.
• Depósitos en Caja de Ahorro: Son los que realizan los ahorristas y obtienen un pequeño interés por los fondos depositados. El banco entrega una libreta donde se registran los depósitos, retiros, intereses y saldo. Existen 2 clases de Caja de Ahorro: a) Común b) Especial.
• Depósitos a Plazo Fijo: Este tipo de depósito permite obtener un mayor interés, ya que el titular no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo. El retiro de los fondos mas los intereses se efectúa con el comprobante que el banco entrega al realizar el deposito.
Cheque
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto.
Autorización para girar en descubierto: Significa librar cheques sin tener los fondos suficiente, previa autorización del banco.
Partes de un cheque:
a. Talón de Cobro: Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del banco.
b. Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario, con o sin el talón de cobro.
c. Talón fijo en libreta de cheques, puede o no estar. Tiene como finalidad que el cuentacionista lleve el control de sus fondos de cuenta corriente.
Personas que intervienen:
a. Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena su pago
b. El Banco: Es la institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo.
c. Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y que puede cobrarlo.
d. Endosante: Es el que transfiere el cheque por medio del endoso a favor del banco.
Cheque Cruzado: Es el que lleva dos líneas paralelar transversales en el Angulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en su cuenta corriente o caja de ahorro.
Cheque al portador: Es aquel en el que no se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco el lugar o escribir al portador. El banco lo abonara a la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o aceptara su deposito en cuenta bancaria. Hasta un monto máximo de $200.- (doscientos)
Presentación para pago:
El término de presentación de un cheque común para su pago es de 30 días corridos, a partir de su emisión.
Los cheques de pago diferido deberán presentarse para su registración dentro del plazo máximo de 360 días.
Cheque común: Se utiliza como medio de pago, el que lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo. Puede ser endosado como máximo 2 veces.
Cheque Diferido: Es utilizado como instrumento de crédito, se puede endosar indefinidamente.
Casos en que el banco puede negarse a pagar un cheque:
a. Por falta de fondos.
b. Por ausencia de algunos de los requisitos esenciales.
c. Si estuviere raspado, enmendado o borrado.
d. Por falta de endoso por el beneficiario.
e. Por estar prohibido su pago (quiebra del librador, etc.)
f. Por dudosa autenticidad de la firma del librador.
g. Cuando el librador denuncia que fue extraviado o sustraído.
h. Por endosos tachados o que excedan el limite permitido.
Endosar un cheque: El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula "no a la orden", será transmisible por endoso.
La firma a insertarse en un cheque para su cobro o deposito, no se computa como endoso.
El endoso deberá ser puro y simple y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa.
Cheque común: Su endoso es limitado.
Cheque Diferido: Su endoso es ilimitado.
En este caso se puede adosar una hoja, si no caben mas firmas.
Circuito que muestra quien emite y quien recibe la documentación contable:
2. LA CORRESPONDENCIA:
La correspondencia son medios de comunicación utilizados por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos hasta llegar a nuestros día que existe el e-mail que es la forma mas rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
El trabajo que presento a continuación habla sobre la carta y la correspondencia, se explicara mas adelante la de carta, las partes, todos los tipos, sus estilos, sus normas de puntuación y el tamaño del sobre. De la correspondencia se hablara un poco sobre su definición, sus clasificaciones y sus divisiones.
En fin en este trabajo hablaremos de las dos formas de comunicación más importantes para los seres humanos que viven en sociedad.
La correspondencia
La correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
1. Por su destino:
• publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, tv, carteles, pancartas).
• Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y
Oficial.
2. Por su contenido:
• De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
• De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.
3. Por su tramitación:
• Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
• Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.
4. Por su puntuación:
• Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
• Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
• Mixta o corriente: combina los dos estilos.
5. Por su extensión:
• cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
• Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
• largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.
6. Por su forma:
• se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
División de la correspondencia
La correspondencia se divide en 4 clases:
1. Correspondencia comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
2. Correspondencia familiar y amistosa: la finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.
3. Correspondencia oficial: se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
4. Correspondencia comercial: esta correspondencia se subdivide en dos clases:
• Las ordinarias o normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorándum y tarjetas postales.
• Las urgentes o rápidas: son las que se efectúan por medio de telegramas, cablegramas, radiogramas y telefonemas.
Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su presencia.
Es una orden de pago pura y simple (sin condición alguna) librada contra el banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria, o está autorizado para girar en descubierto.
Consignación:
Forma de pago de una obligación que consiste en depositar la cosa o cantidad debida ante el Juez u otra persona o autoridad habilitada para ello.
Letra de cambio
La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento.
Documento en virtud del cual una persona llamada librador ordena a otra, denominada librado, que pague cantidad una determinada que en una fecha indicada a la orden de una 3ª persona (tomador, tenedor o beneficiario). Los requisitos de la letra de cambio son:
• Vencimiento
A la vista: el librado tiene que pagarla
A plazo vista: pagarla en la fecha determinada
A plazo fecha: el librado tiene un plazo de pago posterior a la fecha
A fecha fija: el librado tiene una prórroga
• Endoso—ceder la letra a otra persona
• Aceptación y pago—solo es indispensable en el plazo a vista. El día del vencimiento se presenta la letra de cobro, estando el documento una vez firmado y pagado pasa a poder del librado como justificante de dicho pago
Nota de Pedido
La Nota de Pedido es el documento que utilizamos para que ud. a través de la misma nos solicite los articulos deseados.
Este comprobante es de uso interno para control de Stock de los productos solicitados.
La operación se formaliza luego de concretar el Pago o la Seña de los productos. En ese caso se procede a Facturar y Enviar los productos.
Cotización
La cotización es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación.
También se denomina cotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al estado en concepto de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una AFP.
Cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.
Nota de crédito
La nota de crédito será emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobante de pago emitidas con anterioridad. Específicamente para disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento, así como por la anulación de operaciones.
Guia de remisión
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su nota de pedido y este se encuentra impreso y membretado, según necesidad de la empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.
I. Uso
o El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurídica, el que envía el bien.
o El documento se debe emitir un original y 3 copias.
o El transportista está en la obligación de conservar una copia para sunat y para mantener una copia en archivo.
Recibos
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.
El vale
Es un documento que contiene una promesa escrita en el cual una persona se obliga al pago de una suma determinada. También se define como una nota escrita que una persona manda a otra a fin de que mercaderías o dinero por cuenta del firmante del documento.
Los giros
Es un documento por el cual una persona de orden a otra para pagar a una tercera cierta cantidad de dinero, en distintos lugares al de procedencia, puesto que los giros pueden extenderse en moneda nacional y en moneda extranjera.
Los giros se clasifican según el medio que utilizan para el traslado del dinero. Así puede ser:
o Giro bancario.
o Giro telegráfico.
o Giro cablegráfico.
Uso
• Al emitirse un giro, el banco emisor deberá abonar su importe en la cuenta corriente del banco girado cargándolo el comprador del giro, mientas que el banco girado cargara la cuenta corriente del banco emisor abonado el giro al beneficio.
• Los giros que se toman en las oficinas postales solo permiten efectuar remesas dentro del país. Estas transferencias se pagan a sus beneficiarios a la vista.
Carta de crédito
Son aquellas que los comerciantes dirigen a otros corresponsal o clientes suyos.
Uso
• Se entregan cartas de crédito a los socios de las compañías.
• A señores empleados y viajeros cuando salen a otras plazas o cuando salen del país.
• La carta de crédito es para facilitar fondos a los viajeros a medida que va necesitando.
• Las personas que necesitan viajar y llegar cantidades considerables de dinero, para evitar riesgos entrega a un comerciante o banquero cierta cantidad de una carta de crédito a su favor por el importe que deposita.
Pagaré
Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses.
Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo.
A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación.
Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrán pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio.
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
Diferencia entre pagaré y letra de cambio
La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio, es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación.
Por ello, como ya dijéramos anteriormente, la preferencia que tienen por el pagaré las instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.
Nota de pedido
Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
Dicho documento es emitido por la empresa proveedora, con fines de control interno dentro de su negocio.
• Se extiende por duplicado o triplicado el original queda para la empresa proveedora y las copias se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
• En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicitan las mercaderías en calidad de venta.
Cheque
El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito.
Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro.
los cheques son girados a cargo de los bancos; quienes entregan talonarios numerados en serie. También dichos talonarios pueden ser mandados a confeccionar por el librador, pero previa autorización del banco correspondiente. Para librar o girar un cheque el girador debe tener los fondos suficientes o sobre giro que le otorga el banco.
Cartas de créditos documentarios
Por crédito entiéndase al documento o título comercial, mediante el cual el emisor generalmente un banco por cuenta y orden de un cliente (el importador) se compromete a pagar o hacer pagar (generalmente a través de otro banco) a un beneficiario (el exportador) con sujeción a las condiciones y términos del mismo una determinada suma o importe.
• Ordenante - importador
• Emisor - banco del importador
• Notificador - banco corresponsal
El crédito es la evidencia al compromiso legal ineludible en virtud del cual el emisor debe pagar o hacer pagar al beneficiario, una vez que éste último cumpla con las condiciones y términos estipulados.
Dicho de otro modo el crédito significa para el beneficiario, la garantía de un banco para el ordenante, también la garantía que el pago sólo se realiza una vez efectuado el embarque, siempre y cuando se cumplan con las condiciones estipuladas.
El crédito también cumple un rol como medio de financiación, tanto para el ordenante como para el beneficiario.
El crédito constituye una transacción u operación totalmente independiente, diferente y distinto de las compra-ventas de las mercaderías y de los contratos sobre los cuales suelen estar basados pero que le son del todo ajenos y extraños.
Es decir, en las transacciones u operaciones con créditos todas las partes interesadas manejan sólo documentos, nunca mercaderías.
Fianza
Por la fianza, el fiador se obliga frente al acreedor a cumplir determinada prestación, en garantía de una obligación ajena, si esta no es cumplida por el deudor.
La fianza puede constituirse no solo a favor del deudor sino de otro fiador.
Certificado de deposito en aduanas o warrant
Cuando un comerciante entrega sus mercaderías para la explotación en las aduanas que existen en los puertos, la aduana que es la oficina que administra y controla los derechos y le entrega un certificado de deposito por duplicado que se conoce con el nombre de warrant.
Nota de débito
Es un documento emitido las empresas para indicarle el titular que se ha cargado a su cuenta un valor determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones.
La nota débito será emitida al mismo adquirenteo usuario para modificar comprobantes de pago emitidos con anterioridad.
Específicamente para incrementar (carga o devitar) el importe de una factura emitida a la que no se le ha considerado oportunamente si es por gastos adicionales, así como por anulación de operaciones.
Recibos por honorarios
El recibo por honorario debe ser utilizado (emitido) por los profesionales, técnicos, artistas y científicos que presentan sus servicios en forma independiente e individual y que para efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta categoría.
Es oportuno además, mencionar que si el profesional técnico, artista o científico, prestará sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas de cuarta, sino rentas de tercera categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta.
Es oportuno precisar en el caso del profesional y técnico independiente que labore en forma individual deberá emitir este tipo de comprobantes de pago. Sin embargo el profesional o técnico asociado deberá emitir factura y/o boletas de venta.
De acuerdo a ciertas normas que comentaremos más adelante los contribuyentes generan rentas de cuarta podrán suspender sus "pagos a cuenta" o "retenciones" durante el ejercicio.
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