correspondencia.

• Razón social: Nombre que identifica a una persona.
• Remitente: Nombre, apellido y cargo del firmante.
• Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
• Saludo o vocativo: Línea opcional de cortesía.
• Sigla: Abreviatura conformada por letras iniciciales de cada palabra de una razón social.
• Texto: Cuerpo del mensaje.
• Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento.
• Zona: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
2. clasificaciones:
Para efectos de esta norma se establezcan dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación.
2.1. Modelos:
2.1.1. Modelo 1: Para efectos de diagramación tiene tres zonas. En la zonas 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. La zona 3 se deja libre para la fecha de recibo o sello de registro.
2.1.2. Modelo 2: Tiene dos zonas. En la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para la fecha de recibo o sello de registro.
2.2. Estilos:
2.2.1. Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
2.2.2. Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
3. Requisitos
3.1. Márgenes:
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
3.2. Zonas
• Zona 1: Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm desde el borde superior.
• Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.
• Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para qua el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del remitente.
3.3.1 Número o referencia:
La numeración es consecutiva según lo establece el código de comercio. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.
Se escribe de dos a tres interlineas del margen superior.
3.3.2. Fecha:
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escribe de dos a tres interlineas del número en forma completa, en orden día, mes y año en minúscula y año sin separar con punto.
3.3.3. Los datos del destinatario:
Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, si es imposible obtener el nombre se envía a la jefatura responsable a partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlineas, según la extensión de la carta.
Pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla de la siguiente forma:
• Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial. Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Ingeniero
Ingeniera
Economista
• Nombre del destinatario: El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de referencia se escriben los dos apellidos. Ejemplo:
Señor
Janer Barrios Ramos
Nota:
Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.
• El cargo, se escribe con mayúscula inicial. Ejemplo:
Gerente General
Si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. Ejemplo:
Señora Alicia Martínez Jefe de Mercadeo de relaciones internacionales
• La empresa: Se anota en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones (Ltda., S.A.) y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución. Ejemplo:
A.J.P. (Alberto José Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida. Ejemplos:
SENA O Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano)
• Dirección o apartado: Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura del número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás. Ejemplo:
Tratamiento → Señor
Nombre → Jorge Roa
Cargo → Cobrador
Empresa → Ediciones Futuro
Dirección → Calle 59C 9C - 17
Ciudad → Barranquilla
Los primeros dígitos de la placa de la puerta (9C) corresponde a la carrera los siguientes en caso (17) se refieren a la distancia en metro de la esquina a la puerta. Estos últimos se unen con un guión. El apartado se anota con un solo numero en este caso se escribe la dirección. Ejemplo:
Ingeniero
Pedro Márquez García
Jefe de Proyectos
Construcción Ltda.
Apartado 509 43
• Nombre de la ciudad: se identifica la ciudad por su nombre aun tratándose de correspondencia local. Ejemplo:
Soledad, 17 de Julio DE 2009
Señor
Pepe Sánchez Polo
Jefe de Proyectos
Ingenieros S.A.
Apartado 115 90
Soledad
Nota:
Cuando sea el caso de distrito capital (D.C).
Santafé de Bogotá, 17 de Julio de 2009
Señor Pepe Sánchez Polo
Santafé de Bogotá de Bogota D.C
D.C se escribe solamente en los datos del destinatario, se omite en la fecha. Ejemplo de destinatario en otra ciudad:
Ingeniera
VANESSA SUSANA RODRIGUEZ BARRIOS
Gerente de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 20 80-20
Santiago de Cali, Valle del Cauca
• País: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. ejemplo:
Señor
MICHAEL MAURIAC-
Président – Directeur Gënëral
AMSDE
26 Avenue de Verdun
33089 Bordeaux – Cedex
Francia
Señor
Andrés Urresta R
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador
Nota:
Cuando se utiliza sobre con ventanilla, el nombre de la ciudad como el nombre del país, se escribe con mayúscula sostenida.
• Asunto (Línea Opcional): Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras con mayúscula inicial. Ejemplo:
Asunto: Celebración de Aniversario
Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido. Se anota en el margen izquierdo en estilo bloque extremo. En estilo bloque parte del centro del escrito hacia la derecha alineado con el numero (Referencia y la fecha).
Se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario. Cuando no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.
• Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido.
Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones:
*Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay. Ejemplo:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Cordial saludo señor Martínez
*Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, o a tres del asunto, si lo hay. Ejemplo:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía y de acuerdo con:
Con agrado lo saludamos señor Suarez y le comunicamos...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Con nuestro cordial saludo adjuntamos…
• Texto: Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:
*El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. De preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros porque representa un grupo empresarial), así se trate de un único firmante.
*En lo segundo trate un solo tema por carta.
*En las comunicaciones institucionales se omiten los temas personales.
*En las cartas comerciales, se utiliza tratamiento de usted.
*Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
*La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
*Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.
*Comienza a tres interlíneas del asunto o saludo independiente, cuando los hay.
• Páginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:
*Se puede utilizar hoja en blanco o que tenga solo el logotipo a la razón social.
*La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
*El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el derecho. Ejemplo:
Margen izquierda
Doctor Janer Barrios Cano
Señora María Restrepo Barrios 09-07-31
Dr. Carlos Arturo Peña 4760
Productos Metálicos Ltda.
DMC 47638
Margen derecho
2
2
2
2
2

*El primer párrafo de la página subsiguiente se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
*En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
*La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
• Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque.
*Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
*Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Nota:
Utiliza una alternativa por carta.
• Remitente: es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.
Si se utiliza estilo bloque extremo, estas líneas parten del margen izquierdo; en estilo bloque, del centro del escritorio hacia la derecha.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado, de preferencia con tinta negra. Ejemplo:

JORGE PINEDA CALLE
Jefe de Producción
Jorge Pineda Calle
Jefe de Producción

En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de más de dos firmantes, si el número es impar el último se centra.
• Líneas especiales:
*Anexos: Si se requieren se detallan en el texto. Al final del oficio, a dos interlíneas del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (10 hojas)
Anexo: dos (dos disquetes y un cheque)
Anexo: tres (nueve hojas)
*Copia: A dos renglones del firmante o de la línea del anexo (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos (Alineación equivalente para el procesador de texto), se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa; pero si se dirigen a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Ejemplo en líneas separadas cada uno:
Copia: Sr. Julio Montoya Arango, Gerente AMS.
Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A.
Dr. Bernardo Murcia V, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV.
Ejemplo en línea seguida:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Cesar Arenas, Jefe de Producción.
Las copias fijas para archivo y el consecutivo no se enuncian por ser reglamentarias en una empresa.
*Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito se escribe el nombre con mayúscula inicial de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto escribir uno de los dos. Ejemplo:


NOTA:
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma sitúa su rúbrica contra el margen inferior izquierdo en la copia para el consecutivo de correspondencia.